Muitas vezes, ao se falar sobre Open To Buy (OTB), o foco recai exclusivamente sobre o controle da verba de compra. Nesses casos, é comum chegar-se à conclusão de que o próprio sistema de ERP já oferece a verba para o varejista. No entanto, essa conclusão é errada, pois o Open To Buy (OTB) é muito mais do que simplesmente uma verba de compra, ele envolve todo o processo de planejamento da empresa e permite uma gestão completa com foco no produto e no cliente. Assim, o Open To Buy (OTB) funciona como uma ferramenta fundamental na gestão de categorias, oferecendo um planejamento específico e muito mais assertivo para cada categoria de produtos.
Para isso, é necessário primeiramente compreender as características de cada categoria, definindo os papéis que deverão ser desempenhados. A definição de papéis para cada categoria é importante, pois não se espera o mesmo desempenho de todas: algumas categorias oferecem uma margem maior, outras trazem fluxo à loja, etc. Assim, as metas definidas e os indicadores utilizados serão diferentes para cada categoria de produtos. Esse processo está ligado com toda a estratégia da empresa, e uma ferramenta de Open To Buy (OTB) permite que o planejamento de vendas, margem e estoques seja realizado entendendo a contribuição de cada categoria, alinhando as estratégias.
Com esse processo, é possível estabelecer uma estratégia de investimento em estoques. Para isso, observam-se as características de demanda das categorias, definindo suas necessidades específicas de giro e cobertura. Se a cadeia de fornecimento estiver preparada para entregar o produto em uma maior frequência, será possível trabalhar com uma cobertura menor, diminuindo o investimento necessário em estoques (e, consequentemente, os custos). Como cada categoria tem suas particularidades, nem todas estarão preparadas para esse processo, por isso a importância de um planejamento por categorias claro, garantindo que toda a organização saiba o que é esperado de cada categoria de produtos.
Além disso, é importante ressaltar a necessidade de uma estrutura mercadológica (também conhecida como “árvore de produtos”) bem definida, para garantir que os produtos possam ser agrupados corretamente em categorias. Sem uma estrutura mercadológica, a identificação das características de cada categoria fica comprometida.
Dessa forma, o processo se torna um Planejamento de Mercadorias completo, não apenas uma definição de verba. O saldo de compras (recebimento) é a ação necessária para a realização do planejamento definido, mas o foco está no planejamento. Quando o processo de Open To Buy (OTB) visa apenas a verba de compras, os resultados estarão abaixo do potencial da empresa.
Portanto, a riqueza do processo está em como trabalhar com esses ingredientes. Definir os papéis e metas de cada categoria; fazer o planejamento de vendas e margem por categoria; entender a cadeia de fornecimento e definir a estratégia de recebimento. Tudo isso influenciará o giro necessário de cada categoria de produtos. E, por fim, o recebimento será uma consequência das estratégias desenhadas pela empresa.
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